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Come scrivere l'out of office perfetto

Le ferie sono ormai vicine, ma soprattutto per chi lavora con l’estero, urge la necessità di preparare la cosiddetta “risposta automatica”, in inglese “out of office”, per avvisare clienti e collaboratori della propria assenza. Ecco alcuni pratici consigli su come scriverla al meglio.

È importante innanzitutto specificare fino a quale data non si sarà disponibili, utilizzando alcune semplici formule come “Non sarò in ufficio fino al…” oppure “Sarò fuori ufficio per un periodo di ferie dal… al…”

La seconda cosa da fare, soprattutto per rispondere ad eventuali urgenze, è indicare un secondo contatto alternativo. Si può scrivere ad esempio “Se avete bisogno di assistenza immediata, scrivete a… in mia assenza” oppure “Per richieste urgenti potete contattare…”, e se si decide di lasciare anche un contatto telefonico, si può aggiungere “…potete scrivere a… o telefonare a…”

È fondamentale essere chiari e precisi quindi spiegare bene che si è in vacanza e che, avendo un accesso limitato al pc, non ci si potrà occupare delle richieste pervenute.

Inoltre niente eccezioni: rispondere ad una sola mail infatti potrebbe innescare una catena di messaggi a seguire ai quali si sarà comunque obbligati a dare riscontro, creando così non pochi disagi.

Se però proprio non si può evitare di rispondere, allora è consigliabile inserire messaggi come questo: “Sarò fuori ufficio fino al… con accesso limitato alla mia e-mail”, che comunicherà la propria assenza pur lasciando comunque un piccolo spiraglio di speranza solo per le richieste davvero urgenti e improrogabili.

Mai tralasciare infine la cortesia iniziando ad esempio il messaggio di risposta automatica con formule cordiali come “Grazie per la vostra e-mail” e “Grazie per avermi contattato”, e chiudendolo con un saluto elegante e allo stesso tempo neutro come il classico “Cordiali saluti”.

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